grudzień 2011
Popełniane błędy przy wypełnianiu wniosków o płatność wynikają najczęściej z braku zachowania należytej staranności. Należy pamiętać, że ignorowane przez Beneficjenta drobiazgi, jak literówki, błędy liczbowe czy niewypełnione pola, wynikające najczęściej z pośpiechu, mogą spowodować konieczność złożenia korekty wniosku. Dlatego też nie należy przygotowywać wniosków na ostatnią chwilę, dobrze jest też przed złożeniem wniosku dać go do przeczytania i sprawdzenia drugiej osobie.
Do najczęściej popełnianych błędów należy:
- Sporządzanie wniosku o płatność na nieaktualnym wzorze.
- Podawanie nieprecyzyjnych danych dotyczących zapłaty za dany dokument. Jeżeli zapłata nastąpiła w kilku ratach należy podać wszystkie daty (pkt. 9 kol. 4 – data zapłaty). Liczne pomyłki zdarzają się przy podawaniu kwot brutto i netto, które muszą się zgadzać z kwotami znajdującymi się na rozliczanym dokumencie księgowym, niezależnie od tego, czy rozliczamy całą wartość dokumentu, czy tylko jego część. Właściwą kwotę rozliczaną w przedstawionym wniosku o płatność należy wpisać w kolumnie „kwota wydatków kwalifikowalnych” (pkt. 9 kol. 8).
- Problemy z poprawnym obliczaniem wydatków kwalifikowalnych w przypadku nałożenia na dany kontrakt korekty, nieprawidłowo zaokrąglają kwoty.
- W pkt. 9 wykazywane są inne kwoty niż w pkt. 7 i 8.
- Dokumenty księgowe (faktury, rachunki) są nieprawidłowo opisywane. Zgodnie z „Zaleceniami w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO IiŚ”:
• Na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej musi się znaleźć numer umowy o dofinansowanie (nr projektu), a w przypadku, gdy kwota wydatku uznanego za kwalifikowalny jest niższa niż wartość faktury – należy zamieścić kwotę wydatków kwalifikowalnych z wyszczególnieniem VAT (Beneficjenci czasami nieprawidłowo wpisują kwotę wydatków kwalifikowalnych, na fakturze podają inną kwotę niż wynika to z pkt. 9 kol. 8). W przypadku, gdy faktura nie jest kserowana obustronnie lecz na osobnych kartkach, na drugiej kartce należy zamieszczać informację, że jest to rewers faktury nr... z dnia...
• Pozostałe wymagane elementy opisu mogą być umieszczone na odrębnej kartce, która będzie stanowiła załącznik do faktury. W tym przypadku na kartce należy dodatkowo podać numer faktury, którego ona dotyczy. Beneficjenci czasami popełniają błąd w numerze faktury czy dacie faktury.
• Czasami w opisie faktury brakuje kategorii wydatków. „Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać: kategorię wydatku zgodnie z listą kategorii wydatków zawartą w objaśnieniu dotyczącym wypełniania pkt. 9 wniosku o płatność”.
• Faktura dotyczy np. robót budowlanych oraz działań informacyjno-promocyjnych, na opisie faktury beneficjenci całą kwotę faktury przyporządkowują do kategorii „roboty budowlane”, zamiast rozdzielić koszty na poszczególne kategorie wydatków. Szczególne znaczenie ma to przy kategorii „Zarządzanie projektem”, które jest objęte limitem. - Przedkładane do rozliczenia dokumenty są niespójne:
• np. w Przejściowym Świadectwie Płatności: suma wydatków w okresie rozliczeniowym jest niezgodna z sumą poszczególnych pozycji lub ilość wykonanych robót w okresie rozliczeniowym jest niezgodna z danymi zawartymi w Protokole odbioru robót,
• protokół odbioru robót jest np. za okres od 01.10.2011r. do 31.10.2011r. a data wystawienia faktury za wykonane prace jest wcześniejsza 28.10.2011r. - Przedstawiona do rozliczenia zaliczki faktura została zapłacona przed przekazaniem zaliczki. Faktura taka nie może być rozliczona w ramach zaliczki, może być rozliczona jako płatność pośrednia.
- Jeżeli faktura jest tylko częściowo zapłacona z konta zaliczkowego należy w pkt. 9 wniosku przedstawić ją zarówno w części potwierdzającej rozliczenie zaliczki jak i w części stanowiącej podstawę do refundacji w proporcji w jakiej została zapłacona z konta zaliczkowego.
- W rozliczeniu zaliczki nie mogą być uwzględnione faktury, które nie zostały zapłacone z konta zaliczkowego.
- Jeżeli okaże się, że zaliczka nie będzie rozliczona w pełnej wysokości, niewykorzystaną część należy zwrócić na konto BGK.
- Niekompletna dokumentacja pod fakturę np. dotycząca opłaty za przyłączenie do sieci elektroenergetycznej, do rozliczenia należy dołączyć umowę o przyłączenie do sieci elektroenergetycznej oraz wyjaśnienia przy realizacji jakiego kontraktu było zrealizowane przyłączenie do sieci elektroenergetycznej oraz czy umowa z Wykonawcą obejmowała ten zakres robót/usług.
- Wytworzone środki trwałe muszą być jednoznacznie opisane i zawierać informację jakiego Projektu i Programu dotyczą. Stosowne informacje należy zamieścić na drukach OT oraz w rejestrach środków trwałych.
- Kwota poniesionych wydatków kwalifikowalnych wykazywana w tabeli nr 13 (kolumna 5) dotycząca poszczególnych kontraktów często jest niewłaściwa, gdyż nie uwzględnia kwot jakie były faktycznie autoryzowane przez IW.
- W pkt. 18 należy wpisać wszystkie rodzaje nieprawidłowości oraz kwoty, które w związku z nałożeniem na kontrakt korekty zostały uznane za niekwalifikowalne przez Beneficjenta.
- Zalecamy aby we wnioskach o płatność wpisując faktury w pkt. 9 pogrupować je kontraktami, a wszystkie dokumenty dotyczące jednego wydatku ułożone były po kolei (np. wydatek dotyczący robót budowlanych: faktura, potwierdzenie zapłaty, przejściowe świadectwo płatności wraz z protokołem wykonania elementów, jeżeli do tej pory nie była dostarczona umowa z wykonawcą to jeszcze umowa) - co usprawni weryfikację wniosku o płatność.
- Składając wniosek o płatność należy załączać go również w formacie Excel, proszę pamiętać aby przy jego sporządzaniu zachować zawarte w nim formuły i nie nadpisywać kwot ręcznie („z palca”).
- Do rozliczenia zaliczki (końcowego) przedkładać zestawienie obrotów i sald konta zaliczkowego.
Iwona Owczarek
Zespół Kontroli POIiŚ